MANAGEMENT ET SYSTÈMES D’INFORMATION – LES OUTILS

SOMMAIRE

ERP ou PGI
KNOWLEDGE MANAGEMENT
LA GED
BUSINESS INTELLIGENCE

 

ERP ou PGI

Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil informatique permettant de piloter une entreprise. Il s’appuie sur une base de données commune à tous les services de l’entreprise et permet de gérer l’ensemble des processus de celle-ci.

1. Définition du Progiciel de Gestion Intégré PGI

Un PGI est la traduction en Français du terme ERP « Enterprise Resource Planning » qui signifie « planification des ressources de l’entreprise ». C’est une imbrication d’applications informatiques plus ou moins étendues (gestion des commandes, gestion des stocks, gestion des ventes, gestion de la comptabilité, contrôle de gestion) émanant d’un éditeur unique. Chaque application est appelé module. L’entreprise a généralement le choix de(s) module(s) en fonction de ses besoins. Chacun d’entre eux peut couvrir un périmètre de gestion de l’entreprise. Le PGI, quant à lui, peut couvrir l’ensemble du Système d’Information de l’entreprise (SI).

Un Progiciel de Gestion Intégré PGI regroupe donc plusieurs modules indépendants qui partagent toutefois une seule et unique même base de données (contenant les fiches « produits », fiches « fournisseurs », fiches « clients », les gammes, les stocks etc.). Ces modules sont exploités par un système automatisé prédéfini en amont et paramétré.

2. Intérêts d’un Progiciel de Gestion Intégré PGI

Les avantages d’un Progiciel de Gestion Intégré sont nombreux (la plupart d’entre eux viennent combler certaines carences des applications classiques du type logiciel de gestion commerciale utilisant notamment des bases de données différentes) :

      • Unicité du système d’information : les PGI supprime les risques de doublons et donc le risque d’erreur, la base de données étant commune à tous les modules
      • Outil de productivité : les PGI permettent un gain de temps considérable (des écritures comptables peuvent être créées et générées de manière automatique, les données sont mises à jour en temps réel)
      • Optimisation des processus : les processus de l’entreprise se retrouvent plus standardisés, le PGI jouant un rôle structurant
      • Diminution de certains coûts : l’ergonomie du PGI étant la même pour tous les modules, les coûts de formation du personnel à son utilisation sont limités
      • Meilleure maîtrise des coûts : l’information financière (et l’information de gestion) sont produites de manière plus efficace et efficiente. Les délais s’en trouvent réduits et les coûts plus facilement identifiables
      • Une utilisation évolutive : le PGI étant défini par une combinaison de modules, l’entreprise utilisatrice peut facilement intégrer de nouvelles applications

       

3. Limites d’un Progiciel de Gestion Intégré PGI

Le recours à un PGI n’est malheureusement pas sans inconvénients :

      • Complexité : avant de déployer un PGI, l’entreprise doit avoir connaissance de l’ensemble de ses processus et de leur fonctionnement. A défaut, le périmètre couvert par le PGI ne sera pas adapté et son efficacité pourra être entachée
      • Coût : en général, le coût lié au déploiement du PGI et à sa maintenance (quasi-indispensable étant donné la complexité des programmes) est très élevé. Il convient cependant d’atténuer cette remarque par le fait qu’avec la maintenance, l’entreprise gagne certains « coûts cachés » tel que le coût interne lié à l’utilisation de l’ancien logiciel, son paramétrage ou sa maintenance
      • Dépendance envers l’éditeur du PGI : il est rare, en pratique, de changer de PGI une fois qu’il a été déployé. L’entreprise doit s’assurer qu’elle fait le bon choix, compte tenu de ses besoins
      • Matériel adéquat : la base de données étant volumineuse, un PGI nécessite l’installation de serveurs réseaux très puissants

       

  • Conclusion :

    les Progiciels de Gestion Intégrés (PGI) sont des applications complexes regroupant différents modules, choisis par l’entreprise en fonction de ses besoins. Ils trouvent à s’appliquer, en général, dans les grandes entreprises. Leurs avantages sont nombreux et indéniables : information de meilleure qualité, productivité accrue, optimisation des processus, maîtrise des coûts. Ils permettent une analyse transversale de l’entreprise. Ils sont évolutifs et l’accompagnent au cours de son développement.

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      LE KNOWLEDGE MANAGEMENT

      Le knowledge Management ou Gestion de la Connaissance est l’utilisation d’une famille d’outils, de méthodes et de modes d’organisation pour faciliter la conservation et surtout le partage des connaissances réparties dans l’entreprise.
      Le concept a pour ambition d’identifier, de valoriser et de diffuser les connaissances de l’entreprise

      Les enjeux du knowledge management

      Dans l’entreprise, une quantité faramineuse de connaissances, compétences et savoir-faire demeurent totalement inconnus et donc inaccessibles. Il est malheureux de buter toujours sur les mêmes problèmes sans savoir qu’ils ont déjà été résolus par le passé ou qu’un collaborateur dispose de l’expertise salvatrice. La gestion des connaissances (KM) a ainsi pour objet d’identifier et de globaliser les connaissances statiques et dynamiques afin d’en faciliter l’accès.

      La connaissance

      La connaissance est en fait un ensemble d’informations structurées, orientées sur un sujet et validées par des règles ou par l’expérience. Les connaissances dites “explicites”, formalisables et donc informatisables ne représentent qu’une faible part de l’ensemble des connaissances globales.

      Le principe du knowledge management

      La valorisation des connaissances, but ultime du projet de gestion des connaissances, comporte 2 phases essentielles :

          • Identifier et capitaliser les connaissances : Le stockage des objets de la connaissance, comme le propose la GED (Gestion Electronique des Documents) n’est qu’un aspect. Il ne doit pas occulter la gestion des flux d’échanges entre les hommes qui les produisent et les utilisent.
          • Pour mieux les partager : Accès aux différentes bases documentaires pour tous, mais aussi l’élaboration d’une cartographie des profils pour repérer rapidement les experts et échanger avec ces derniers grâce à des outils de communication et de partage impromptus rapidement opérationnels.
          • En une spirale de progrès continue : Dans tous les cas, la gestion des connaissances s’inscrit dans une dimension d’amélioration en continu. Les connaissances et définitions des profils seront continuellement mises à jour, l’expérience des uns contribuant en permanence à l’apprentissage commun. La capitalisation et le partage des connaissances ne sont pas disjoints et s’expriment au long d’une spirale continue de progrès.

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LA GED

La GED – ou Gestion Electronique des Documents – s’intéresse donc aux documents et aux données associées, et permet d’optimiser leur gestion et leur exploitation par des moyens électroniques spécialisés et performants.

La GED est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement des logiciels et/ou des matériels – pour prendre en charge la gestion des documents, à savoir les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation, l’archivage, Etc.

Les automatismes rendent plus fiables les documents, leur gestion, leur accès, leur exploitation, et permettent aux utilisateurs de se consacrer davantage à leurs tâches à valeur ajoutée tout en réduisant considérablement les risques d’oubli et d’erreur.

Vous avez une question ? Un projet de GED à mettre en place ? Nos experts vous répondent gratuitement. Utilisez le formulaire ci-contre pour poser toutes vos questions.

 

 

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BUSINESS INTELLIGENCE

De l’exploitation des données métiers à la gouvernance IT, le point sur la Business Intelligence, et ses outils de type décisionnel : le reporting, le tableau de bord et l’analyse prévisionnelle.

Quel est l’objectif de la Business Intelligence ?
La Business Intelligence (BI), également “intelligence d’affaires” ou “informatique décisionnelle”, englobe les solutions IT apportant une aide à la décision aux professionnels avec, en bout de chaîne, des rapports et tableaux de bord de suivi des activités de l’entreprise à la fois analytiques et prospectifs.

Cette notion apparait à la fin des années 1970 avec les premiers infocentres. Des systèmes qui envoyaient des requêtes directement sur les serveurs de production, ce qui se révélait plutôt dangereux pour ces derniers. Dans les années 1980, l’arrivée des bases relationnelles et du client / serveur permet d’isoler l’informatique de production des dispositifs décisionnels. Dans la foulée, des acteurs se sont lancés dans la définition de couches d’analyse “métier”, dans le but de masquer la complexité des structures de données. A partir des années 90 et 2000, les plateformes de BI s’articulent autour d’un entrepôt de données (ou datawarehouse) pour intégrer et organiser des informations en provenance des applications d’entreprise (via des mécanismes d’extraction, de transfert et de consolidation – ou ETL). Objectif : répondre de manière optimisée aux requêtes d’outils de reporting et tableaux de bord d’indicateurs situés en aval, et mis à la disposition des responsables opérationnels.

Comment fonctionne les outils décisionnels aujourd’hui ?
Depuis quelques années, les plateformes de BI bénéficient des bases NoSQL, qui leur permettent de traiter directement des données non-structurées. Les applications de Business Intelligence bénéficient, aussi, d’architecture matérielle plus puissante, avec l’émergence des architectures 64 bits, du multi-cœur, et du traitement en mémoire vive (in-memory). Elles peuvent ainsi exécuter de manière plus rapide des traitements complexes, tels des modèles prédictifs (data mining) et des analyses multidimensionnelles – qui consistent à modéliser des données selon plusieurs axes (chiffre d’affaires / zone géographique, catégorie de client, de produit…).

Quels champs sont couverts par la BI ?
Traditionnellement centrée sur les questions comptables (consolidation et planification budgétaire), la BI s’est petit à petit étendue à l’ensemble des grands domaines de l’entreprise, de la gestion de la relation client à la gestion de la chaîne logistique en passant par les ressources humaines. Des éditeurs spécialisés ont défini des bibliothèques d’indicateurs prêts-à-l’emploi permettant de suivre ces différentes activités.Pour finir, l’apparition de nouvelles technologies web (dont HTML5 et les interfaces graphiques JavaScript et AJAX) a permis, aussi, l’émergence de nouveaux acteurs proposant une approche de la BI en mode cloud ou SaaS